一遇到检查，最容易被追问的就是台账。进货单据在不在、标签写没写、批次对不对得上。采购说货是好货，厨师说货天天用，就是拿不出纸面证据。台账不是应付检查的小事，是出事时自保的凭据。真追起责来，一张纸能顶千斤。
标签写全
每批水产入库都贴一张标签。品名、产地、规格、供应商、到货日期、保质期，六项写清楚。散装冰鲜也别省，筐边贴一张就行。日期用不干胶小贴纸，撕了换新。标签模糊、字迹看不清，等于没贴。贴之前核对一遍单据，别照着手写单抄错品名。
台账留痕
台账按日期装订，一天一页或一车一页。勾选项目别空着，空一行就留一个疑点。电子台账和纸质台账对得上，别一个记一个不记。改过的数据要划一道、签个名，别直接涂掉，涂掉的记录等于没记。老验收员都这么留痕。字迹潦草没事，关键数据要清清楚楚。
索证索票
供货商的营业执照、检验报告、检疫证明，按年度收齐。每次进货索要当批次的合格证明，夹在单据后面。供货商换了，证件当天更新，别等出问题才想起没过期。证件不齐的货，宁可先别入库。索证这一步省不得，省了小钱赔大账。
随手补记
现场忙的时候容易漏记。口袋里揣个小本或手机备忘录，先记关键几笔，收档再誊写。别指望事后回忆，事后想起来的多半不准。说句实在的，台账这事贵在天天做，不贵在写得漂亮。今天补一页，明天才不会欠一摞。
分人管账
台账专人负责，但也别只压一个人。主责的人休假，要有人能顶上。交接时把当天的单据、标签对一遍，签个字。人换了，账不能断。档案按年度装箱，标上年份，翻找时省事。
批次对应
标签上的批次和单据上的批次要能对上。一批货一个编号，领用时记清批次。出了问题，靠批次能快速锁定是哪一批、进了多少、用在哪几桌。
电子备份
纸质台账拍照存档，按周传到一个固定文件夹。纸会湿、会丢，电子件留个底。手机拍的也行，关键是要能看清日期和批次。
新人接手
员工流动大，台账员换人要留交接单。把模板、存放位置、核对方法写成一页纸，新人照着做就上手。别把所有秘诀装在某个人脑子里。
常翻常对
别等检查才翻台账。每周抽一页核对实物，看记的和存的对不对得上。对不上就查原因，可能是记漏了，也可能是货动了没登记。
个人判断：很多店不是没有台账，是台账经不起翻。真正好用的台账，外人拿起来也能三分钟看懂。冲这一点去设计，比照抄模板靠谱得多。
文/三沪小强哥
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